28.01.2021

Was bedeutet CARA für Sie als zertifizierten IATF-Kunden?

Zum 01.Januar.2021 führt die IATF verpflichtend die Common Audit Report Application – kurz CARA- ein.

Was bedeutet das für Unternehmen der Automobilbranche, wie wird CARA angewendet und welche Vorteile ergeben sich? Dies und weitere Fragen klären wir für Sie in diesem FAQ.

 

Wie kam es zu CARA?

Bisher hat jede Zertifizierungsgesellschaft ihre eigene Auditdokumentation zur IATF 16949 erstellt. Dies schließt Dokumente wie Auditpläne, Auditberichte, Abweichungsberichte und andere Vorlagen, die von Auditoren genutzt werden müssen, ein.

In der Vergangenheit hat die IATF die starken Unterschiede in der Auditdokumentation der verschiedenen Zertifizierungsgesellschaften kritisiert und mit CARA ein einheitliches Tool zur Harmonisierung der Auditdokumentation realisiert.

 

Was genau ist CARA?

 CARA ist ein vollständiger Ersatz für alle früheren von Zertifizierungsgesellschaften individuell gehandhabten Auditdokumentationen.

Das browserbasiertes Auditdokumentationstool benötigt keine zu installierende Software und die Anwendung ist weder mit einer Cloud oder einem Server verbunden.

Folgende Browser werden unterstützt:

  • Chrome
  • Edge
  • Firefox
  • Opera
  • Internet Explorer ab Version 11 wird zwar unterstützt, sollte aber keine Verwendung finden

 

Muss ich CARA verwenden?

Ja, die Nutzung des neuen Tools ist ab dem 01.01.2021 für alle IATF-Auditverfahren verpflichtend, auch wenn Sie sich bereits mitten in einem Auditzyklus befinden. Die verpflichtende Nutzung von CARA zum Abweichungsmanagement ist in der SI 13 der IATF vermerkt.

 

Wie funktioniert CARA?

Alle relevanten Audit-Informationen werden über einen Webbrowser eingegeben und ausschließlich lokal – auf dem Endgerät des Auditors – gespeichert. Alle erstellten und importierten Auditdaten werden ausschließlich in der internen Datenbank des Browsers des jeweiligen Benutzers gespeichert, auf die auch offline zugegriffen werden kann. Damit wird gewährleistet, dass keine weiteren Daten außerhalb der lokalen Anwendung an Datenbanken übermittelt werden. Basierend auf CARA können entsprechende PDF-Dokumente erstellt und an die Organisation weitergereicht werden (z.B. Auditberichte).

Zu CARA haben derzeit nur registrierte Third Party Zertifizierungsauditoren Zugriff.

 CARA unterstützt die folgenden Audits:
  • Bereitschaftsüberprüfung Stufe 1
  • Auditbericht mit Nonconformity Management
  • Fernauditbericht mit Nonconformity Management
  • Sonderauditbericht mit Nonconformity Management
Die folgenden Prozesse werden mit CARA durchgeführt:
  • Erstellung von Berichten
  • Erstellung von Nonkonformitätsberichten
  • Vervollständigung des Nonkonformitätsmanagements durch Organisationen in NC CARA
  • Überprüfung des Nonkonformitätsmanagements

 

Was sollte man noch beachten?

Die für CARA verwendete Datenbank ist eine sogenannte IndexedDB innerhalb der Cache-Funktionalität des Browsers. Diese Datenbankstruktur und der Dateispeicherort wird vom Browser zur Verfügung gestellt und ist nicht von der Funktion zum Löschen von Cache und Cookies getrennt! Ein Datenverlust kann z. B. verursacht werden durch das Löschen des Cache/ der Cookies/ der History des Browsers. Diese Funktion, die dazu gedacht ist, lokale Dateien im Browser zu löschen, kann dazu führen, dass Sie die gesamte CARA-Datenbank einschließlich der Offline-Verfügbarkeit verlieren.

Ein Datenverlust kann auch verursacht werden durch Datenschutz-Tools, Datei-Cleaner etc., Firmen-IT-Richtlinien, Gruppenrichtlinien, globale Einstellung auf Ihrem Gerät oder durch größere Updates Ihres Browsers.

Daher: Sichern Sie Ihre Berichte und die Datenbank!

 

Wie erreiche ich CARA?

 Alle relevanten Bereiche innerhalb von CARA sind über folgenden Link erreichbar:

 https://nc-cara.iatfglobaloversight.org

 Für weiterführende Informationen zum neuen Berichtstool CARA empfehlen wir außerdem:

Die offizielle CARA-Wiki-Seite der IATF

sowie das offizielle  CARA Handbuch


Wie wende ich CARA an?

Hier die Schritt-für-Schritt Anleitung durch den CARA-Abweichungsmanagement-Prozess:

1.       Der Auditor schickt Kunden eine Datei mit den während des Audits festgestellten Abweichungen, den sogenannten Abweichungsbericht/Nonconformence-Report. Datendatei liegt in Json- oder xml-Format vor

 2.       Abweichungsmanagement erfolgt über www.nc-cara.iatfglobaloversight.org

 3.       Der empfangene Bericht wird über „Load Report/Backup“ in die CARA Abweichungsmanagement Anwendung geladen

 4.       Der Bericht kann (wie auch alle früheren eingestellten Berichte) in der Liste aller Berichte („List of reports“) eingesehen werden

 5.       Über den Link „Abweichungsmanagement“ gelangt man auf die Seite „NC & actions“, auf der die Maßnahmen zu den ermittelten Ergebnissen einsehbar sind und dort bearbeitet werden können.

 6.       Der Auditor hat im Bereich „Audit basic data“ bereits die allgemeinen Auditdaten hinterlegt

 7.       Im darunterliegenden Bereich („NC & actions“) sind die verschiedenen NCs mit Klassifizierungen und Fälligkeitsdaten einsehbar

 8.       Über das schwarz hinterlegte Stift-Icon können die Antworten geöffnet und bearbeitet werden

 9.       Im oberen Bereich der sich daraufhin öffnenden Seite hat der Auditor bereits für alle NC Maßnahmen den Part der Zertifizierungsstelle eingetragen („To be completed by the CB auditor“)

 10.   Im darunterliegenden Teil „To be completed by the organization“ kann nun der Kunde seinen Teil bearbeiten.

  •  Alle Pflichtfelder dieses Abschnittes sind mit einem * vor der Bezeichnung gekennzeichnet
  •  Noch nicht ausgefüllte Felder sind mit einem roten Rahmen gekennzeichnet
  •  Mittels Klick auf das Fragezeichen-Icon sind zu jedem Feld weitere hilfreiche Informationen  einsehbar
  •  Dokumente (ausschließlich in pdf-Format) oder Bilder (ausschließlich im jpeg-Format) können angefügt werden

 11.   Sind alle Antworten vollständig eingetragen, mittels „Save NCs for auditor“ speichern

  •  Dadurch wird eine Datendatei im Json-Format erstellt, die der Kunde an den Auditor zurücksendet
  •  „Print report“: Über diesen Button kann eine Datei im pdf-Format gedruckt werden, beispielsweise für die Verwendung in Meetings
  •   Save report xml“: Über diesen Button kann die Datendatei im xml-Format gespeichert werden

 12.   Der Auditor überprüft Maßnahmen und kann ggf. zusätzliche Informationen anfordern

 13.   Sobald alle Maßnahmen akzeptiert sind, erfolgt die Benachrichtigung des Zertifizierungsstelle an den Kunden

 14.   Nach Erhalt des NC-Berichts importiert ihn der Auditor zurück in CARA, indem er auf „Load customer NC management” klickt. Das Cara Tool findet automatisch den richtigen NC Mangement Report und ersetzt die Daten. Fehlt der Report in IATF CARA, muss er zurückgeladen/importiert werden.

 15.   Sollte eine weitere Bearbeitung der Rückmeldungen notwendig sein, folgt diese erneut gemäß den Schritten 1. bis 11.

Zur Info: Solange der Browser-Cache nicht gelöscht wird, ist er nun offline verfügbar und kann einfach mittels Eingabe der Webadresse gestartet werde

  •  Der Browser führt das Programm lokal aus
  •  Daten können zwischen Browsern und Geräten mittels „Save all reports“ und „Load Report/Backup“ ausgetauscht werden

 

 

 

 

 

 

Bei Fragen können Sie gerne mit unserem erfahrenen IATF-Auditor Marc Mietz Kontakt aufnehmen. 

Sie erreichen Ihn HIER